Wiederkehrende Abläufe, die von selbst laufen.
Dieselben Handgriffe jeden Tag von Hand — kopieren, sortieren, nachtragen, erinnern.
Wiederkehrende Abläufe laufen automatisch: E-Mails sortieren, Termine steuern, Daten auswerten, Dokumente verarbeiten, Nachfassen anstoßen. Einmal sauber eingerichtet, dann täglich genutzt.
Wo es hakt.
Dieselben Handgriffe, jeden Tag
Daten kopieren, Mails einsortieren, Einträge nachtragen, an Termine erinnern. Kleine Schritte, aber in Summe geht ein spürbarer Teil der Woche dafür drauf.
Etwas rutscht durch
Wo eine Kette aus Handgriffen von Hand läuft, geht irgendwann eine Anfrage, ein Termin oder eine Rechnung unter — und ein Kunde wartet.
Kein Überblick, wo etwas steht
Informationen liegen in Postfach, Kalender und Tabellen, ohne dass etwas zusammenläuft. Den Stand kennt nur, wer gerade nachschaut.
Typische Aufgaben.
- E-Mails sortieren, kategorisieren und weiterleiten
- Termine bestätigen und Erinnerungen verschicken
- Daten aus Formularen oder Mails in Tabellen übertragen
- Dokumente ablegen, benennen und weiterverarbeiten
- Bei offenen Angeboten und Anfragen nachfassen
Was Werkstern hier baut.
- E-Mails sortieren und weiterleiten
- Termine und Erinnerungen steuern
- Daten auswerten und aufbereiten
- Dokumente verarbeiten
Beispiele aus der Praxis.
Anfrage wird zum sauberen Eintrag
Eine eingehende Anfrage landet automatisch strukturiert an der richtigen Stelle — statt von Hand aus der Mail in die Tabelle übertragen zu werden.
Termin-Erinnerungen ohne Nachdenken
Vor dem Termin geht automatisch eine Erinnerung raus. Niemand muss mehr daran denken, weniger Ausfälle.
Nachfassen, das nicht liegen bleibt
Offene Angebote bekommen nach einer festgelegten Zeit einen freundlichen Anstoß — automatisch, aber im richtigen Ton.
Was Sie mitbringen.
Kein fertiges Konzept, keine Vorarbeit. Für den Start reicht meist:
- Eine Beschreibung des Ablaufs, der automatisiert werden soll — Schritt für Schritt
- Zugang zu den beteiligten Tools (Postfach, Kalender, Tabelle, bestehende Software)
- Beispiele echter Fälle, auch die Ausnahmen und Sonderfälle
- Eine Ansprechperson, die entscheidet, was automatisch laufen darf und was nicht
So läuft's ab.
- 01
Ablauf verstehen
Wir gehen den Ablauf gemeinsam durch — inklusive der Ausnahmen, an denen solche Automatisierungen sonst scheitern.
- 02
Kleinste sinnvolle Automation bauen
Wir setzen zuerst den Schritt um, der am meisten bringt, und testen ihn an echten Fällen — statt gleich alles umzubauen.
- 03
Live schalten und erweitern
Die Automation läuft mit, wird beobachtet und Schritt für Schritt erweitert. Was nicht sauber läuft, wird nachgezogen.
Wie lange es dauert, hängt von Umfang und Zugängen ab. Den ersten funktionierenden Stand sehen Sie früh — nicht erst am Ende.
Welche Aufgabe frisst bei Ihnen jede Woche Zeit?
Erzählen Sie mir, was in Ihrem Betrieb heute noch kopiert, gesucht oder von Hand geprüft wird. Im Automations-Check schauen wir gemeinsam drauf und finden den Ansatzpunkt, der sich am schnellsten lohnt. Ehrlich, unverbindlich und aus Mainz.