Immer dasselbe kopieren
Daten aus der Mail ins Tabellenblatt, von dort ins Angebot, dann in die Rechnung. Jedes Mal von Hand, jedes Mal die Gefahr eines Zahlendrehers.
Automationsstudio aus Mainz
Wir bauen digitale Helfer für kleine Betriebe.
Ich bin Aaron aus Mainz und führe selbst zwei Dienstleistungsbetriebe. Ich weiß, welche Aufgaben jede Woche Zeit fressen: kopieren, suchen, nachtragen, von Hand prüfen. Genau da setzen wir an — mit einem KI-Mitarbeiter, der die Fleißarbeit übernimmt, und automatisierten Abläufen, die im Hintergrund laufen. Wenn nötig, auch mit der passenden App dazu.
01 / AlltagDer ganz normale Betriebsalltag
Wo jeden Tag Zeit verloren geht
Ich kenne das aus den eigenen Betrieben. Nicht die großen Projekte kosten Zeit, sondern die kleinen Aufgaben, die sich jeden Tag wiederholen. Hier fängt Werkstern an: Wir schauen zuerst, was heute noch kopiert, gesucht, nachgetragen oder von Hand geprüft wird.
E-Mail-Chaos im Postfach
Anfragen, Zusagen, Absagen, Rückfragen — alles landet ungeordnet im gleichen Posteingang. Etwas rutscht durch, und ein Kunde wartet.
Excel-Wüsten, die keiner mehr versteht
Eine Tabelle, über Jahre gewachsen, mit Spalten, die nur eine Person im Kopf hat. Fällt die aus, steht der Ablauf still.
Termine von Hand jonglieren
Anfrage lesen, Kalender prüfen, Zeit vorschlagen, bestätigen, erinnern. Bei jeder Buchung dieselbe Kette — und trotzdem stehen mal zwei Kunden zur selben Zeit vor der Tür.
Suchen statt finden
Wo war noch die Notiz zum Kunden, das letzte Angebot, die passende Vorlage? Ein paar Minuten Suchen pro Vorgang summieren sich schnell zu Stunden.
Nachfassen, das liegen bleibt
Angebote ohne Antwort, offene Rückfragen, fällige Erinnerungen. Nachverfolgung passiert, wenn Zeit ist — also oft gar nicht.
02 / AngebotKernangebot
Was Werkstern baut
Der Kern ist klar: ein KI-Mitarbeiter, der Fleißarbeit abnimmt, und Business-Automation, die wiederkehrende Abläufe im Hintergrund erledigt. Wenn dazu eine eigene Oberfläche oder eine App gehört, bauen wir die auch — aber die Automatisierung kommt zuerst.
Webdesign & App-Entwicklung
Sekundär, aber aus einer Hand — wenn ein Werkzeug eine eigene Web-App oder eine mobile App braucht.
03 / KI-MitarbeiterKI-Mitarbeiter
KI-Mitarbeiter, aber praktisch.
Kein Chatbot als Selbstzweck, sondern ein Assistent für konkrete Aufgaben, die heute Zeit kosten. Er nimmt die Fleißarbeit ab und legt Ihnen etwas Fertiges auf den Tisch — Sie entscheiden, was rausgeht.
Recherche-Assistent
Sucht, vergleicht und ordnet Informationen — zu einem Thema, einem Markt oder einer Frage. Sie bekommen eine saubere Zusammenfassung statt dreißig offener Tabs.
Angebotsvorbereitung
Zieht die Eckdaten aus einer Anfrage, schlägt Positionen vor und schreibt einen ersten Angebotsentwurf. Sie prüfen, korrigieren und senden.
Kundenkommunikation
Entwirft Antworten auf wiederkehrende Anfragen im richtigen Ton. Freundlich, korrekt, konsistent — und immer mit Ihnen als letzter Instanz.
Dokumenten-Zusammenfassung
Fasst lange PDFs, Verträge oder Protokolle auf das Wesentliche zusammen und zieht die Punkte heraus, auf die es wirklich ankommt.
Lead-Vorbereitung
Recherchiert zu einer neuen Anfrage, bewertet grob und legt die passenden Informationen für das Gespräch bereit. So starten Sie vorbereitet statt kalt.
Wissenssuche im Betrieb
Beantwortet Fragen aus Ihren eigenen Unterlagen: Wo stand das noch, welche Regel gilt hier, was haben wir letztes Mal gemacht? Antwort statt Suche.
04 / MethodeSo arbeiten wir
Vom Prozess zum Werkzeug
Keine großen Umbauprojekte, keine reine Theorie. Wir gehen in fünf klaren Schritten vom Problem zur laufenden Lösung — und Sie sehen früh, ob es hält.
- 01
Aufgabe verstehen
Zuerst schauen wir gemeinsam auf den Alltag: Welche Aufgabe frisst jede Woche Zeit? Wir suchen den einen Ablauf, an dem sich Automatisierung wirklich lohnt.
- 02
Daten und Tools prüfen
Was ist schon da — Kalender, Postfach, Tabellen, bestehende Software? Wir arbeiten mit dem, was läuft, statt alles neu aufzustellen. Und wir sagen ehrlich, wenn sich etwas nicht lohnt.
- 03
Prototyp bauen
Wir bauen schnell eine erste funktionierende Version. Nicht perfekt, aber echt: etwas, das man anfassen und ausprobieren kann, statt nur beschreiben.
- 04
Im Alltag testen
Das Werkzeug läuft im echten Betrieb mit echten Fällen. Was nicht hilft, fliegt raus. Was hilft, bleibt und wird geschliffen — genau wie in unseren eigenen Betrieben.
- 05
Erweitern
Läuft der erste Baustein, kommt der nächste. Schritt für Schritt wächst ein System, das mehr Arbeit abnimmt — immer nur so viel, wie der Betrieb wirklich braucht.
05 / BelegBeleg statt Behauptung
Bausteine aus echten Betrieben
Das hier sind keine Prospektbeispiele. Diese Werkzeuge sind aus konkretem Bedarf entstanden — teils im eigenen Betrieb, teils als Laborprojekte. Voll Vital und Massage Zuhause Mainz sind zwei eigene Dienstleistungsbetriebe mit echten Terminen, echter Abrechnung und echten Routen. Was dort standhält, kann auch anderswo bestehen.
Trainingsplan-Engine
Fragebogen, Regelwerk, Sicherheits-Checks und ein Repository aus 439 Übungen erzeugen individuelle Trainingspläne. Ein Beleg dafür, wie viel Fachlogik in ein einzelnes Werkzeug passt.
06 / Für wenFür wen
Für wen wir bauen.
Werkstern ist für kleine Betriebe, die im Tagesgeschäft stehen und keine eigene IT-Abteilung im Rücken haben. Menschen, die nicht nach KI-Transformation suchen, sondern nach weniger Chaos und mehr Zeit fürs eigentliche Geschäft.
Lokale Dienstleister
Studios, Salons, Servicebetriebe — überall, wo Termine und Kundenkommunikation das Geschäft tragen. Ich führe selbst zwei solcher Betriebe und kenne den Alltag.
Praxen und Therapie
Therapie, Beratung, Gesundheit: viel Terminorganisation, viel Dokumentation, viel Nachverfolgung. Genau die Aufgaben, die sich gut abnehmen lassen.
Handwerksbetriebe
Angebote, Aufträge, Dokumente, Nachfassen. Werkzeuge, die auch dort funktionieren, wo gearbeitet wird — nicht nur am Schreibtisch.
Beratungen und Agenturen
Kleine Teams mit vielen Anfragen und Projekten, die Recherche, Aufbereitung und Nachverfolgung schlanker und schneller halten wollen.
Kleine Teams
Zwei bis zehn Leute, die ohne eigene IT auskommen und trotzdem saubere Abläufe und interne Tools brauchen, damit nichts durchrutscht.
Solo-Selbstständige
Wer alles allein macht, verliert am meisten Zeit an Kleinkram. Genau hier hebeln kleine Werkzeuge am stärksten — ein Assistent, der mitarbeitet.
— Automations-Check
Welche Aufgabe frisst bei Ihnen jede Woche Zeit?
Erzählen Sie mir, was in Ihrem Betrieb heute noch kopiert, gesucht oder von Hand geprüft wird. Im Automations-Check schauen wir gemeinsam drauf und finden den Ansatzpunkt, der sich am schnellsten lohnt. Ehrlich, unverbindlich und aus Mainz.